Bàn giao căn FourS cho khách thuê: 12 mục cần ghi vào biên bản

01 / ĐỪNG NHẦM HAI LẦN BÀN GIAO

Chủ đầu tư bàn giao cho chủ nhà khác với chủ nhà giao căn cho khách thuê

Lần đầu tập trung vào chất lượng và danh mục dự án. Lần sau cần ghi nhận tài sản sau khi hoàn thiện nội thất, tình trạng sử dụng, quyền truy cập, chỉ số điện nước và trách nhiệm giữa hai bên thuê—cho thuê.

Hãy mở mặt bằng từng loại căn FourS, đánh số phòng và khu vực rồi dùng cùng mã đó trong danh mục tài sản, ảnh và video. Cách này giảm tranh cãi kiểu “vết xước ở tủ nào” hoặc “thiết bị thuộc phòng nào”.

Layout studio FourS F5-08-18 dùng để đánh số vị trí bàn giao tài sản — Hình 1 · Layout studio mẫu F5-08-18. Đây là tài liệu mặt bằng, không phải ảnh căn thực tế; có thể đánh số từng khu vực để ảnh hiện trạng và danh mục tài sản không bị nhầm.

02 / 12 MỤC CẦN CÓ

Ghi điều có thể kiểm tra, không chỉ ghi nhận xét chung

Mục kiểm traNội dung nên ghi

1. Căn cứ bàn giaoGhi số hợp đồng thuê, ngày ký, địa chỉ và mã căn; tên người giao, người nhận cùng giấy tờ nhận diện theo hồ sơ hai bên đã thống nhất.

2. Thời điểm nhận cănGhi ngày, giờ và trạng thái sử dụng từ thời điểm nào để xác định mốc tính tiền, trách nhiệm giữ căn và kỳ đối chiếu sau này.

3. Chìa khóa và quyền truy cậpĐếm chìa khóa, thẻ cư dân, thẻ xe, điều khiển và mã truy cập; ghi rõ vật nào phải hoàn trả, vật nào không được sao chép hoặc chia sẻ.

4. Chỉ số điện, nước và công nợChụp đồng hồ, ghi chỉ số, kỳ chốt và khoản đã thanh toán đến ngày bàn giao; tách phần thuộc chủ nhà với phần khách bắt đầu chịu.

5. Danh mục tài sảnGhi tên, số lượng, hãng hoặc mã nhận diện khi cần; chia theo phòng để dễ kiểm tra hơn một danh sách dài không có vị trí.

6. Tình trạng thiết bịThử bật, tắt và ghi hoạt động của máy lạnh, máy giặt, tủ lạnh, bếp, hút mùi, nước nóng, khóa và các thiết bị khác có trong căn.

7. Hiện trạng bề mặtGhi vết xước, nứt, ố, bong, móp hoặc dấu hiệu đã có tại tường, sàn, trần, cửa, tủ và mặt bàn; không dùng mô tả chung “còn tốt”.

8. Ảnh và video đối chiếuĐánh mã ảnh theo khu vực trên layout, lưu bản gốc có ngày giờ và ghi đường dẫn hoặc phụ lục chứa tệp mà cả hai bên có thể truy cập.

9. Vệ sinh và vật tư tiêu haoGhi tình trạng vệ sinh, đồ vải, bóng đèn, lõi lọc và vật tư bàn giao ban đầu; phân biệt tài sản phải hoàn trả với đồ được phép sử dụng hết.

10. Lỗi đang chờ xử lýLập danh sách lỗi, người chịu trách nhiệm, hạn dự kiến và cách xác nhận hoàn tất; tránh ký biên bản “đã nhận đủ” nhưng lỗi chỉ được trao đổi qua tin nhắn.

11. Tiền và chứng từ liên quanĐối chiếu tiền cọc, tiền thuê, khoản ứng trước và biên nhận theo hợp đồng; biên bản chỉ ghi nhận thực tế, không tự thay đổi thỏa thuận tài chính.

12. Xác nhận và lưu bảnHai bên đọc lại, ký từng phụ lục quan trọng, ghi số trang và mỗi bên giữ một bản cùng bộ ảnh; sửa đổi sau đó cần có xác nhận có thể truy xuất.

Một câu như “căn hộ đầy đủ, tình trạng tốt” quá khó dùng khi có sự cố. Số lượng, vị trí, mã ảnh và kết quả thử thiết bị là bằng chứng dễ đối chiếu hơn.

Layout căn hộ 1PN+ FourS F5-08-10 dùng để kiểm kê tài sản khi bàn giao — Hình 2 · Layout 1PN+ mẫu F5-08-10. Khu vực linh hoạt cần ghi rõ công năng, đồ đi kèm và tình trạng tại thời điểm khách nhận căn.

03 / ẢNH PHẢI GẮN VỚI VỊ TRÍ

Chụp từ toàn cảnh đến chi tiết và giữ file gốc

Mỗi phòng nên có ảnh toàn cảnh, bốn hướng tường, trần, sàn, cửa, tủ và từng thiết bị. Với lỗi có sẵn, chụp một ảnh thấy vị trí trong phòng và một ảnh cận cảnh. Ghi cùng mã, ví dụ “PN1-TU-03”, trên biên bản hoặc phụ lục.

Bộ ảnh quảng bá và bộ ảnh bàn giao phục vụ hai mục tiêu khác nhau. Bài 12 khung hình đăng cho thuê căn FourS giúp khách hiểu không gian; còn hồ sơ bàn giao cần ưu tiên tính đầy đủ, tỷ lệ thật và khả năng truy xuất.

04 / KIỂM TRA THIẾT BỊ CÙNG KHÁCH

Không bàn giao bằng danh sách “có”, hãy ghi trạng thái “đã thử”

Hai bên nên cùng bật điều hòa, bếp, hút mùi, nước nóng, máy giặt và các thiết bị được bàn giao. Với điều khiển, phụ kiện hoặc hướng dẫn sử dụng, ghi rõ số lượng. Nếu thiết bị chưa hoạt động bình thường, đưa vào danh sách chờ xử lý thay vì để ngoài biên bản.

Ảnh số seri hoặc mã sản phẩm hữu ích với thiết bị có giá trị cao, bảo hành riêng hoặc dễ bị nhầm khi thay thế. Tuy nhiên, chỉ thu thập thông tin cần thiết và lưu trong hồ sơ của đúng căn.

Layout căn hộ 2PN FourS F5-18-33 dùng để lập phụ lục hiện trạng theo phòng — Hình 3 · Layout 2PN mẫu F5-18-33. Nên tách kiểm kê theo từng phòng và đánh mã ảnh để hai bên có thể đối chiếu khi trả căn.

05 / GẮN BIÊN BẢN VỚI HỢP ĐỒNG

Biên bản ghi nhận thực tế, không âm thầm thay đổi thỏa thuận

Các nội dung về tiền cọc, kỳ thanh toán, ai chịu phí, thời hạn báo sửa chữa, vật nuôi, hút thuốc, cho thuê lại hoặc hoàn trả căn phải nhất quán với hợp đồng và quy định áp dụng. Nếu cần thay đổi, nên lập phụ lục hoặc xác nhận riêng thay vì sửa bằng ghi chú mơ hồ.

Trước đó, chủ nhà có thể dùng bài 12 câu hỏi lọc khách thuê căn FourS để xác minh nhu cầu và điều kiện thuê. Biên bản bàn giao chỉ được lập sau khi hai bên đã thống nhất điều khoản cốt lõi.

06 / QUY TRÌNH KHI TRẢ CĂN

Dùng lại đúng bộ mã và trình tự ban đầu

Khi khách trả căn, mở biên bản cũ, kiểm kê theo đúng thứ tự phòng, chụp lại cùng góc và đối chiếu chỉ số điện nước, chìa khóa, thẻ cùng tài sản. Tách hao mòn thông thường, lỗi có sẵn và hư hỏng mới trước khi xác định trách nhiệm.

Nếu chủ nhà giao đơn vị vận hành, cần quy định ai được ký, ai giữ bản gốc và thời hạn gửi báo cáo. Bài tự cho thuê hay giao đơn vị quản lý giúp phân định quyền quyết định và quy trình báo cáo trước khi ủy quyền.

Biên bản tốt giúp cả chủ nhà lẫn khách thuê yên tâm

Mục tiêu không phải làm hồ sơ dài, mà là biến hiện trạng thành thông tin hai bên cùng hiểu và có thể kiểm tra lại. Một layout đánh số, danh mục theo phòng và bộ ảnh có mã thường hữu ích hơn nhiều trang mô tả chung chung.

Phạm vi thông tin

Biên soạn ngày 24/10/2026. Bài viết là checklist vận hành, không thay thế hợp đồng, tư vấn pháp lý hoặc quy định quản lý tòa nhà. Ba layout là tài sản website FourS và chỉ dùng để hướng dẫn cách đánh số vị trí; mẫu biên bản cần điều chỉnh theo đúng căn, hợp đồng và quy định áp dụng tại thời điểm bàn giao.